Você já ouviu falar em saneamento de cadastro?
Comprar certo e rápido –
Como alcançar a redução de custos no processo de compras.
Redução de custos, agilidade e assertividade em seu processo de compras através do saneamento do cadastro.
Quando a descrição do item a ser comprado está incompleta uma série de problemas acontecem desde a cotação até a entrega, retardando o processo em vários dias e gerando custos adicionais.
• DIVERGÊNCIA DE COTAÇÃO
Se os fornecedores envolvidos no processo de cotação entendem de maneira diferente o objeto da compra e não solicitam informações adicionais ao comprador, acabam por cotar itens diferentes que impedem o comprador de comparar preços e decidir.
• DEMORA NO ATENDIMENTO
Nesse caso e também no caso de os fornecedores solicitarem mais informações, o comprador acaba por devolver ao solicitante as dúvidas levantadas e, somente após longa troca de e-mails o objeto da compra é finalmente especificado.
• ESTOQUE EXCESSIVO
Se a compra segue com dados incompletos, ao receber o material o almoxarife percebe que o item já existe na empresa, mas tem outro código, ou seja, comprou um item desnecessariamente, gerando estoque excedente.
• DEVOLUÇÃO
Por último, aquisição de materiais equivocados, incompatíveis para sua aplicação ou com normas técnicas incorretas, que obrigam a devolução do item e, muitas vezes, podem causar a paralisação da produção.
Essas situações são encontradas em muitas empresas e podem ser resolvidas com o saneamento do cadastro que, além de gerar especificação completa e inequívoca para os itens, elimina itens duplicados e possibilita iniciativas de Análise de gastos (Spend Analysis) e Compras Estratégicas (Strategic Sourcing).
O QUE FAZEMOS DURANTE O SANEAMENTO DO CADASTRO?
Utilizando Padrões de Descrição (PDs) desenvolvidos nos projetos de saneamento de cadastro para empresas dos mais diversos segmentos, a Astrein normaliza e enriquece a descrição de cada item do seu cadastro.
No processo de normalização estabelecemos padrões para uso abreviaturas, acentuação, caracteres especiais, caixa alta/baixa, unidades de medida e ordem de apresentação das características técnicas do item.
Para cada item enriquecemos a descrição a partir de consulta a catálogos de fabricantes e distribuidores a fim de tornar cada descrição completa e ao mesmo tempo inequívoca, possibilitando a eliminação de itens duplicados ou incompletos.
Realizamos a categorização dos itens que permite a reorganização das compras por especialidade, além de melhorar a visibilidade dos gastos e estruturar a árvore de fornecedores.
Finalizando o processo de saneamento realizamos a classificação fiscal do material de acordo com a NCM – Nomenclatura Comum do Mercosul – item obrigatório para comercialização de mercadorias e emissão da nota fiscal eletrônica.
• FORNECEDORES E CLIENTES
Para cada fornecedor ou cliente são checados os dados existentes nos sites da Receita Federal e Sintegra – Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços – a fim de conferir informações conflitantes sobre CNPJ, Inscrição Estadual, razão social, endereço e situação cadastral, base para fazer negócios com empresas com situação fiscal regular e evitar autuações.
• SERVIÇOS
Construímos descrições detalhadas que facilitam a contratação e gestão dos serviços.
As descrições atendem as categorias da Lei Complementar 116/2003, que estabelece a lista de serviços passíveis de cobrança do ISS – Imposto Sobre Serviços, e também a NBS – Nomenclatura Brasileira de Serviços – utilizada no SICOMEX, sistema federal para o registro de importação ou exportação de serviços.
COMO FAZEMOS O SANEAMENTO DO CADASTRO?
Utilizamos o nosso software SSA, uma ferramenta especialista que armazena os Padrões de Descrição (PDs), constrói automaticamente descrições curtas e longas, identifica itens iguais, e gerencia a complementação de dados para os itens parcialmente padronizados.
A partir do momento que os itens são carregados no sistema os usuários passam a visualizar em suas pesquisas todos os itens originais de seu cadastro e, à medida que o processo de saneamento se desenvolve, começa a visualizar também as novas descrições geradas pelo software.
Em paralelo, os usuários podem solicitar a inclusão de novos itens utilizando os PDs disponíveis garantindo a perenização do processo de padronização.
Nos casos onde não é possível concluir a padronização do item por falta de informação na descrição original, nos catálogos e sites de fabricantes, os itens ficam pendentes de complementação dentro do sistema até que as informações faltantes sejam levantadas e lançadas no software para prosseguir com o processo.
A qualquer momento os usuários podem exportar as novas descrições curtas e longas geradas pelo software para carregar no sistema de gestão da empresa - ERP.
QUEM SOMOS?
Com sede em São Paulo e mais de 25 anos de experiência, a Astrein atua no desenvolvimento de software, treinamento e serviços para saneamento de cadastros.
A empresa desenvolve e comercializa o software especialista SSA, desenvolvido para atender empresas de diferentes portes, demandando materiais e serviços de várias especialidades e envolvendo muitos fornecedores.
O software se aplica a empresas dos mais diversos segmentos, proporcionando agilidade, eficiência e dinamismo na gestão dos cadastros, reduzindo o tempo de atendimento e garantindo a qualidade dos dados.
Conta com muitos clientes ativos e com produtos e serviços com processos maduros e sólidos.
Cada item pode ser uma qualidade da sua empresa
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